Comment préparer votre dossier et/ou pièces et le transmettre au cabinet

Le Ministère de la justice impose désormais l'utilisation de la voie électronique pour transmettre les dossiers et/ou pièces dans les procédures en cours.

Il est donc nécessaire de respecter les conditions de format et de lisibilité.

A défaut, vos pièces ne peuvent être transmises aux juges.

1. Comment transmettre vos documents au cabinet ?

• Format numérique ou dématérialisé : par voie électronique

Pour les documents textes (fiches de paie, avis d'impôt, RIB, justificatifs de charges, contrats ...), vous devez impérativement utiliser le format PDF. Les autres formats ne sont pas acceptés.

Si vous ne disposez pas de scanner, vous pouvez utiliser l'application Camscanner ou la fonction "imprimante virtuelle" ou "imprimer en PDF".

Si votre document contient plusieurs pages, vous devez transmettre un seul fichier contenant toutes les pages de votre document. il vous faudra donc grouper les pages et éviter de transmettre un fichier par page.

Si vous devez transmettre des photos pour les besoins de la procédure, seules les photographies au format image (de préférence PJG ou PNG) peuvent être traitées.

Dans tous les cas, assurez-vous de la lisibilité des pièces avant leur envoi.

Merci de noter que le partage de documents avec des services tiers tels que Google Drive et Dropbox n'est pas accepté.

• Format papier : par La Poste ou par dépôt au cabinet

Si vous ne maîtrisez pas l'outil informatique ou si vos fichiers sont trop lourds pour être envoyés par voie numérique, vous pouvez les transmettre en format papier, par La Poste ou par dépôt au cabinet à votre convenance.

Dans ce cas, il conviendra de nous transmettre une copie de vos pièces sous enveloppe en indiquant de vos coordonnées et le nom de votre dossier.

Assurez-vous de transmettre les pièces suffisamment à l'avance pour me permettre de traiter vos documents (numérotation, numérisation ...)

2. Copie ou original ?

Sauf exceptions, une copie est suffisante et recommandée.

En effet, les pièces doivent être traitées avant leur transmission au juge et à la partie adverse. Elles doivent être numérotées et comporter l'identification du cabinet qui assure la communication (tampon). Il est donc recommandé de ne pas transmettre l'exemplaire original au cabinet, sauf exception.

Pour les procédures devant le Conseil de prud'hommes, une copie de vos fiches de paie et de vos documents de fin de contrat vous sera demandée. Il ne faut jamais transmettre ces documents en original.

Certaines pièces doivent être toujours fournies en original :

- les actes d'état civil (acte de mariage, acte de naissance). Ex : pour les procédures de divorce, de séparation, de garde d'enfant ...

- les attestations de témoin,

- les attestations et déclarations sur l'honneur,

- l'acte d'acquiescement à un jugement,

- la déclaration d'acceptation du principe de la rupture

- ...