Comment préparer vos pièces et les transmettre au cabinet

Le Ministère de la justice impose désormais l'utilisation de la voie électronique pour transmettre les dossiers et/ou pièces dans les procédures en cours.

Il est donc nécessaire de respecter les conditions de format et de lisibilité.

A défaut, vos pièces ne peuvent pas être transmises aux juges.

1. Envoi par mail : format numérique ou dématérialisé

Pour les documents textes (fiches de paie, avis d'impôt, RIB, justificatifs de charges, contrats ...), vous devez impérativement utiliser le format PDF. A défaut, les pièces ne peuvent être traitées.

Si vous ne disposez pas de scanner, vous pouvez télécharger un utilitaire ou une application qui vous permettra de convertir votre document en format PDF.

Depuis votre ordinateur

Vous pouvez utiliser la fonction "imprimante virtuelle ou "imprimer en PDF" de votre ordinateur ou télécharger un utilitaire qui permet de convertir vos fichiers en format PDF, comme par exemple PDF CREATOR.

Depuis votre smartphone

Vous pouvez télécharger une application qui vous permettra de numériser votre document via l'appareil photo de votre smartphone, comme par exemple l'application CamScanner. Certains appareils de téléphone disposent également d'une fonction "SCAN".

Service de partage de documents

Pour des raisons de sécurité, le partage de documents avec des services tiers tels que WeTransfer, Google Drive et Dropbox n'est pas accepté.

Forme à respecter pour les documents en format numérique et dématérialisé

1 document = 1 fichier

Si votre document contient plusieurs pages, vous devez transmettre un seul fichier contenant toutes les pages de votre document. il vous faudra donc grouper les pages et éviter de transmettre un fichier par page.

Dans tous les cas, assurez-vous de la lisibilité des pièces avant leur envoi. La copie transmise doit être conforme à l'original et complet. Les documents ne doivent être ni coupés, ni pliés.

Recommandations :

• Scannez toujours vos pièces plutôt que de les photographier.

• Utilisez le format PDF. A éviter : photo JPEG ou capture d’écran de document

• Numérotez et nommez clairement vos fichiers (ex. Contrat_location_2024_01.pdf).

• Pour les documents essentiels (actes officiels, décisions de justice), fournissez l’original ou une copie certifiée conforme.

• Évitez les arrière-plans distractifs ou des prises de vue inclinées (document posé sur un lit, devant un miroir ...)

2. Envoi par la Poste : format papier

Si vous le souhaitez, vous pouvez également transmettre, par voie postale, vos pièces en format papier.

Dans ce cas, il conviendra de mettre vos pièces dans une pochette ou une enveloppe en précisant vos coordonnées complètes et le nom de votre dossier.

Veillez à transmettre vos pièces suffisamment à l'avance pour me permettre de traiter vos documents (numérotation, numérisation ...) et de les communiquer au Tribunal dans le délai imparti.

Une copie ou un exemplaire original

Sauf exceptions, une copie est suffisante et recommandée.

En effet, les pièces doivent être traitées avant leur transmission au juge et à la partie adverse. Elles doivent être numérotées et comporter l'identification du cabinet qui assure la communication (tampon). Il est donc recommandé de ne pas transmettre l'exemplaire original au cabinet, sauf exception.

Pour les procédures devant le Conseil de prud'hommes, une copie de vos fiches de paie et de vos documents de fin de contrat vous sera demandée. Il ne faut jamais transmettre ces documents en original.

Certaines pièces doivent être toujours fournies en original :

- les actes d'état civil (acte de mariage, acte de naissance). Ex : pour les procédures de divorce, de

séparation, de garde d'enfant ...

- les attestations de témoin,

- les attestations et déclarations sur l'honneur,

- l'acte d'acquiescement à un jugement,

- la déclaration d'acceptation du principe de la rupture

- ...

Lorsqu'un document doit être transmis en original, je vous le préciserai.

3. Dépôt direct au cabinet : format papier ou sur clé USB / carte mémoire

Vous pouvez également déposer vos pièces directement au cabinet. Je vous invite à prendre contact avec le cabinet afin de convenir d'un rendez-vous pour le dépôt de vos pièces / documents.

Lorsque vos documents sont en format papier, il conviendra de respecter le formalisme énoncé au point 2 - "Envoi par La Poste : format papier".

Vous pouvez également mettre vos documents en format dématérialisé sur un support tel qu'une clé USB ou une carte mémoire. Dans ce cas, il conviendra de respecter le formalisme énoncé au point 1 - Envoi par mail : format numérique ou dématérialisé".

4. Très important : Forme des documents recevables par le cabinet et en justice

Pour être exploitable par le cabinet et recevable devant un juge, un document doit impérativement respecter les règles suivantes :

Ce qui est accepté :

• Document scanné (scanner ou application de scan) ou photocopié à plat 

• Format PDF en cas d'envoi par mail

• Document complet, lisible, non coupé

• Texte net, bien orienté, sans ombre ni reflet

• Document permettant d’identifier clairement :

  • la date

  • les parties concernées

  • le contenu intégral

    
    

Ce qui n'est pas accepté :

• Photos prises :

  • sur un lit, un canapé, un tableau de bord ...

  • devant un miroir

  • avec un angle incliné ou un éclairage insuffisant

• Captures d’écran :

  • partielles

  • recadrées

  • floues

  • sans date ou sans contexte

• Documents :

  • pliés

  • découpés

  • incomplets

  • masquant des informations essentielles

    
    

Ces documents ne peuvent pas être produits en justice et risquent d’être écartés par le juge.

Pourquoi ces exigences ?

Le juge doit pouvoir lire, comprendre et vérifier immédiatement chaque pièce produite. Un document illisible ou altéré :

• affaiblit votre dossier,

• ralentit le traitement de votre affaire,

• peut être totalement rejeté des débats.